佐々木正悟のメンタルハック

メンタルハックをテーマにおいたビジネス書作家・佐々木正悟のブログです。ビジネス書作家のワークスタイルを中心に書いていきます

私のEvernoteの整理ルール

Evernoteをなにに使うかという話になったとき、とりあえずここで分岐することになるのが

  • 過去ログ志向(過去)
  • 情報活用志向(未来)

このどちらかということです。

Evernoteは「メモ」「資料」「記録」や「ウェブクリップ」をとっておくことのできるツールで、要するにそれだけのことなのですが、その総数は一個人でも非常に多くなりうるものなのです。

私は今、とりあえず31000ノートですが、これには「ゴミ箱行き」になったノートは含まれておらず、しかも2013年以後のものだけです。Evernoteには10万ノート問題というものもあるし、データがふえればふえるほど速度低下を引き起こしている感じがあるので、いろいろやって押さえ込んでいる面があります。

で、冒頭の話に戻るのですが、もし自分が「領収書」や「日記メモ」のようなものをどんどんEvernoteにためていきたいとなんとなくでも思うなら、そういう人は過去ログ志向で、Evernoteとの相性はいいと思います。

そうではなく、とにかくウェブクリップをためて、それをうまく整理してやったらなんか活用できそうだというイメージを持つ人は情報活用志向で、これは未来志向でもありますが、Evernoteはそういう使い方にも非常に向いているとは言え、ちょっと気をつけて使う必要があると思います。

「情報整理的な問題」を引き起こすのは、両方を混ぜて使う場合です。混ぜて使いたくなるのが当然ですし、混ぜること自体が悪いわけではまったくないのに、混ぜているうちに「整理したく」なっていき、整理したくなったとき、きれいに整理されるようには、必ずしもなっていないのが不思議なところです。

すべての、たとえ5万のノートでもすべて1カ所のフォルダに集中させておいて、あとで検索すればいいという発想もあります。が、私はEvernoteの検索機能はそこまで優れているとは言えないし、たとえ検索力が十分であっても、そういう使い方をしたいとは思いません。

たとえば「領収書」をEvernoteに取っておきたいという場合、特定の領収書が検索によって見つかればいい、というわけでもないからです。たとえば私は税理士さんとのやりとりでもEvernoteを使いますが、このときに必要なのは、「先月のすべての領収書」であって、それを検索で引っ張り出すよりは、「領収書のノートブック(フォルダ)」をつくって、そこに領収書を収集しておいたほうがよほど簡潔です。

ちなみに「領収書」は「過去ログ」の一種で、これを保存しておくのは過去志向的です。こういう「過去志向」のデータと、「ウェブクリップ」のデータは、分けておきたくなるし、認識的にも分かれているのが自然かと思います。「過去の資料」はおおむね定型的ですし、「なにに使うか?」もハッキリしていることが多い。「未来のどこかのタイミングで何かに使う」データよりは、よほど扱いやすいものです。

「日記」や「思い出の写真」などはまたちがいます。こういったものは「検索で引っ張り出せればいい」ものではまったくなく、むしろ羅列して眺める類でしょう。ただ、こういうものもやはり「定型的」ですし、整理はしやすいと思います。「日付+お出かけスポット」など、ラベリングもしやすいからです。

そういうわけで、過去ログのみにEvernoteを使うというのが、実はEvernoteを使う上では一番自然にうまくいく使い方なのではないかという気がします。しかしやはり「領収書」や「ウェブクリップ」も入れていくというのであれば、次のようなノートブックを用意することになりそうです。

  • ウェブクリップ(活用したり読み返したり)
  • 領収書(あとで提出、確認)
  • 日記(特定の日に起こったことの確認作業や思い出のための読み返し)

これらは昨日アップした、私自身のEvernoteのノートブックの中では、次のような区別の中にあります。

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Evernote仕事術

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